İş Sağlığı ve Güvenliği Evraklarının 10 Yıl Süreyle Saklanma Yükümlülüğü
İş sağlığı ve güvenliği, sadece çalışanların sağlığını korumakla kalmayıp, aynı zamanda iş yerlerinde güvenli bir çalışma ortamı sağlamak için kritik öneme sahiptir. İş kazalarının ve meslek hastalıklarının önlenmesi ve tespiti, iş sağlığı ve güvenliği uygulamalarının en önemli parçasını oluşturur. Ancak, iş sağlığı ve güvenliği sadece uygulamalarla sınırlı değildir. İş yerleri, tüm bu süreçlerle ilgili evrakları belirli bir süre saklamak zorundadır. Türkiye’deki yasal düzenlemeler, işverenlere iş sağlığı ve güvenliği evraklarını 10 yıl boyunca saklama yükümlülüğü getirmektedir.
1. İş Sağlığı ve Güvenliği Evraklarının Saklanma Yükümlülüğü
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, işverenlere çalışanlarının güvenliğini sağlama yükümlülüğü getirmektedir. Bununla birlikte, bu kanun, iş kazaları ve meslek hastalıkları ile ilgili olarak oluşturulacak özlük dosyalarının ve diğer evrakların da belirli bir süre saklanması gerektiğini belirtmektedir. Bu süre, 10 yıl olarak belirlenmiştir.
İş kazası ve meslek hastalıklarının tespiti, iş sağlığı ve güvenliği belgelerinin doğru şekilde düzenlenmesi ve saklanması, işverenler için hem yasal bir zorunluluk hem de büyük bir sorumluluktur. İşyerlerinde herhangi bir iş kazası veya meslek hastalığı meydana geldiğinde, ilgili belgelerin 10 yıl süreyle saklanması, olası bir tazminat davasında kritik bir öneme sahiptir.
2. Yasal Dayanak ve Zaman Aşımı Süresi
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili belgelerin saklanması zorunluluğu, yalnızca İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile sınırlı değildir. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 146. maddesi, iş kazası veya meslek hastalığı sonucunda açılacak maddi ve manevi tazminat davalarında 10 yıllık bir zamanaşımı süresi öngörmektedir. Bu madde doğrultusunda, tazminat davaları açıldığında, iş kazasına ilişkin evrakların ve belgelerin 10 yıl boyunca saklanmış olması gerekmektedir.
Bu süre zarfında, iş kazası veya meslek hastalığı nedeniyle herhangi bir tazminat talebi doğarsa, işyerinin elinde gerekli belgeler bulunduğunda, dava süreci çok daha sağlam bir temele oturur. Eğer belgeler kaybolmuşsa veya zamanında saklanmamışsa, işveren bu konuda yasal sorumluluk taşıyabilir.
3. Yangın, Deprem ve Sabotaj Gibi Risklere Karşı Önlemler
İş sağlığı ve güvenliği belgelerinin saklanması sadece yasal bir yükümlülük değil, aynı zamanda çeşitli risklere karşı bir önlem olarak da değerlendirilmelidir. Yangın, deprem, sabotaj gibi doğal afetler ya da insan kaynaklı zararlar, iş yerinde çok ciddi kayıplara yol açabilir. Evrakların kaybolması, zarar görmesi veya çalınması durumunda, işverenin yasal sorumlulukları daha da karmaşık hale gelebilir.
Bu nedenle, iş sağlığı ve güvenliği belgelerinin fiziksel olarak saklanmasının yanı sıra, dijital arşivleme yöntemlerinin de kullanılması büyük önem taşır. Dijital arşivleme, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlayarak, olası bir afet durumunda bile bu evraklara erişimi kolaylaştırır.
4. Dijital Arşivleme ve Güvenlik
Günümüzde dijital arşivleme, iş sağlığı ve güvenliği evraklarının güvenli bir şekilde saklanmasının en etkili yollarından biridir. Dijital ortamda saklanan belgeler, yalnızca fiziksel olarak korunmakla kalmaz, aynı zamanda doğru yedekleme ve şifreleme yöntemleriyle güvence altına alınır.
Premium OSGB gibi profesyonel iş sağlığı ve güvenliği firmaları, iş yerleri için dijital arşivleme hizmetleri sunarak, tüm belgeleri güvenli bir şekilde saklar. Dijital arşiv kayıtları, merkez ofislerde güvenli bir şekilde muhafaza edilir ve iş kazası veya meslek hastalığı gibi durumlarda, gerekli belgelerin hızlıca erişilebilir olmasını sağlar. Bu, hem işverenler hem de çalışanlar için büyük bir avantajdır.
5. İş Kazası ve Meslek Hastalığı Tespitinde Evrakların Rolü
İş kazası veya meslek hastalığı durumunda, işverenin elinde doğru belgeler ve kayıtlara sahip olması çok önemlidir. İlgili belgeler, kazanın veya hastalığın sebeplerinin tespiti, çalışanın tedavi sürecinin izlenmesi ve tazminat haklarının belirlenmesi açısından kritik rol oynar. Bu belgeler ayrıca, iş kazası veya meslek hastalığının iş yerindeki çalışma koşullarından mı, yoksa dış faktörlerden mi kaynaklandığını belirlemeye yardımcı olabilir.
Evrakların 10 yıl boyunca saklanması, hem işverenin hem de çalışanın haklarının korunmasını sağlar. Ayrıca, olası bir tazminat davası durumunda, işverenin yükümlülüklerini yerine getirdiğini kanıtlamak açısından da büyük önem taşır.
Sonuç
İş sağlığı ve güvenliği belgelerinin 10 yıl boyunca saklanması, işverenlerin ve çalışanların haklarını koruyan önemli bir yükümlülüktür. Yasal düzenlemeler, bu belgelerin uzun süre saklanmasını zorunlu kılmakta ve iş kazaları ile meslek hastalıkları durumunda büyük bir hukuki avantaj sağlamaktadır. Bunun yanı sıra, yangın, deprem ve sabotaj gibi risklere karşı alınacak önlemler, iş sağlığı ve güvenliği belgelerinin dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını gerektirmektedir.
İş yerinizdeki tüm iş sağlığı ve güvenliği evraklarının düzenli olarak saklanması ve dijital arşivleme ile korunması, hem yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmenize hem de olası risklere karşı güvence sağlamanıza yardımcı olacaktır.
SAYGILARIMIZLA